സംരംഭങ്ങളുടെ വളർച്ചയ്ക്കായി 4 പ്രക്രിയകൾ

ഡോ. സുധീർ ബാബു

ഒരു ഫുട്‌ബോൾ ടീമിനെ ശ്രദ്ധിക്കുക. ക്യാപ്റ്റന്റെ കീഴിൽ ഒത്തിണക്കത്തോടെ കളിച്ചാൽ മാത്രമേ അവർക്ക് കളി വിജയിക്കുവാൻ സാധിക്കുകയുള്ളു. ടീമിലെ കളിക്കാർ ഓരോരുത്തരും വ്യത്യസ്തമായ ഉത്തരവാദിത്തമാണ് നിറവേറ്റുന്നത്. ഗോളി, ബാക്ക്, ഹാഫ് ബാക്ക്, ഫോർവേഡ് എന്നിങ്ങനെ വിവിധങ്ങളായ ഉത്തരവാദിത്തം പേറുന്നവരെ നമുക്ക് ടീമിൽ കാണുവാൻ കഴിയും. ഫുട്‌ബോൾ നിയമങ്ങൾക്കനുസരിച്ചാണ് അവരുടെ കളി. ഫുട്‌ബോൾ എന്ന കളിക്ക് അതിന്റേനതായ ഒരു വ്യവസ്ഥിതിയുണ്ട് (System). ഈ വ്യവസ്ഥിതിക്കുള്ളിൽ നിന്ന് കളിക്കുമ്പോഴാണ് അതിന്റെ ലക്ഷ്യം സാക്ഷാത്കരിക്കപ്പെടുന്നതും ഫലം ലഭിക്കുന്നതും.

സംരംഭങ്ങളും ഇതുപോലെ തന്നെയാണ്. ഓരോ സംരംഭത്തിനും ഒരു ചട്ടക്കൂട് അനിവാര്യമാണ്. സംരംഭത്തിന്റെ ഭാഗമായിട്ടുള്ള ഓരോ വ്യക്തിയേയും ശ്രദ്ധിക്കുക. അവർക്കെല്ലാം വിഭിന്നങ്ങളായ ഉത്തരവാദിത്തങ്ങളാണുള്ളത്. സെയിൽസ് എക്‌സിക്യൂട്ടീവിന്റെ ഉത്തരവാദിത്തമല്ല എച്ച് ആർ എക്‌സിക്യൂട്ടീവിനുള്ളത്. ഓരോ വ്യക്തിയും അവരവരുടെ ജോലി ഭംഗിയായി നിറവേറ്റുമ്പോഴാണ് സംരംഭം അതിന്റെ ലക്ഷ്യങ്ങൾ നേടുന്നത്. ഇതിനായി സംരംഭത്തിൽ ഒരു വ്യവസ്ഥിതിയുടെ (System) ആവശ്യമുണ്ട്. ഈ വ്യവസ്ഥിതി ഉൾച്ചേർക്കുക നായകനായ സംരംഭകന്റെ കടമയാണ്.

സമ്പൂർണ്ണമായ ഒരു വ്യവസ്ഥിതി സംരംഭത്തിൽ സന്നിവേശിപ്പിക്കുവാൻ ധാരാളം കാര്യങ്ങൾ ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്. സംരംഭം അതിന്റെ യാത്രയിലുടനീളം ഇത്തരമൊരു വ്യവസ്ഥിതി തുന്നിച്ചേർക്കുകയും മാറ്റങ്ങൾ വരുത്തുകയും മെച്ചപ്പെടുത്തിക്കൊണ്ടിരിക്കുകയും വേണം. സംരംഭം സ്ഥിതിചെയ്യുന്ന ഒരു ആവാസവ്യവസ്ഥയുണ്ട് (Ecosystem). അത്തരം ആവാസവ്യവസ്ഥക്ക് അതിന്റേതായ ഒരു ചട്ടക്കൂടുണ്ട്. ഈ ചട്ടക്കൂടിനകത്തുനിന്ന് പ്രവർത്തിക്കുന്നവ നിലനിൽക്കുകയും അഭിവൃദ്ധിപ്പെടുകയും ചെയ്യുന്നു.

വ്യവസ്ഥിതിക്ക് ((System) അടിത്തറ പാകുക

കുറ്റമറ്റ, സമ്പൂർണ്ണമായ ഒരു വ്യവസ്ഥിതി ആദ്യമേ തന്നെ വാർത്തെടുക്കുകയല്ല ഇവിടെ ലക്ഷ്യംവെക്കുന്നത്. സംരംഭത്തിന്റെ മുന്നോട്ടുള്ള പ്രയാണത്തിൽ വ്യവസ്ഥിതിയുടെ ശക്തമായ ഒരു ചട്ടക്കൂട് ഒരുക്കാൻ സാധിക്കണം.ആ വ്യവസ്ഥിതി സംരംഭത്തിന് ഉറപ്പുള്ള ഒരു അടിത്തറയായി വർത്തിക്കും. സംരംഭകൻ തന്റെ സംരംഭത്തിൽ ചില പ്രാഥമിക ചിട്ടകൾ നടപ്പിലാക്കേണ്ടതുണ്ട്. വളരെ പ്രാധാന്യത്തോടെ നടപ്പിലാക്കേണ്ട അത്തരം 4 പ്രധാനപ്പെട്ട പ്രക്രിയകളാണ് (Processes) നാം ഇനി കാണുവാൻ പോകുന്നത്.

1. പ്രവൃത്തികളെ (Functions) പല വകുപ്പുകളായി തിരിക്കുക (Departmentalisation)

ഒരു സംരംഭം വിവിധ പ്രവൃത്തികളുടെ ഒരു സങ്കലനമാണ്. ഫുട്‌ബോൾ ടീമിലെ ഗോളിയുടെ പ്രവൃത്തിയും ഫോർവേഡിന്റെ  പ്രവൃത്തിയും വ്യത്യസ്തമായിരിക്കുന്നു. ഇവ രണ്ടും വ്യത്യസ്ത വിഭാഗങ്ങളുമാണ്. എന്നാൽ ഈ രണ്ട് വിഭാഗങ്ങളും ടീമിന്റെ  ഭാഗവും പൊതുവായ ഒരേ ലക്ഷ്യം പേറുന്നവരുമാണ്. ഇതുപോലെയാണ് സംരംഭത്തിലുമുള്ള പ്രവൃത്തികളും. അക്കൗണ്ടന്റോ ചെയ്യുന്ന ജോലിയല്ല റിസപ്ക്ഷനിസ്റ്റ് ചെയ്യുന്നത്. റിസപ്ക്ഷനിസ്റ്റ് ചെയ്യുന്ന ജോലിയല്ല മാർക്കറ്റിംഗ് മാനേജരുടേത്. ഓരോരുത്തരുടെ പ്രവൃത്തികളും വിഭിന്നങ്ങളാണ് എന്നാലവ പരസ്പരം ബന്ധപ്പെട്ടുമിരിക്കുന്നു.

പ്രവൃത്തികളെ (Functions) അനുസരിച്ച് അവയുടെ സ്വഭാവമനുസരിച്ച് വിവിധ വകുപ്പുകളാക്കി വിഭജിക്കുക.Accounts Department, Sales Department, Marketing Department, H R Department, Administration Department, Production Departmentഎേന്നിങ്ങനെ സംരംഭത്തിന് ആവശ്യമായ രീതിയിലുള്ള വിഭജനമാണ് ചെയ്യേണ്ടത്. ഇപ്പോൾ വ്യത്യസ്ത പ്രവൃത്തികൾ ചെയ്യുന്ന വ്യക്തമായ ഉത്തരവാദിത്തം പേറുന്ന വകുപ്പുകൾ (ഉലുമൃാേലിെേ) നിലവിൽ വന്നു കഴിഞ്ഞു.

2. . Organisational Structure രൂപീകരിക്കുക

            ആദ്യത്തെ ഉദ്യമം Departmentalisation ആയിരുന്നു. അത് ഭംഗിയായി നിർവഹിച്ചു കഴിഞ്ഞു. ഇപ്പോൾ സംരംഭത്തിൽ വ്യത്യസ്ത വകുപ്പുകൾ നിലവിൽ വന്നിരിക്കുന്നു. പ്രവൃത്തികളുടെ ഉത്തരവാദിത്ത തലങ്ങൾ (Levels) രൂപീകരിക്കുക എന്നതാണ് അടുത്ത ജോലി. ഇതിനായി ഓരോ വ്യക്തികളുടേയും ഉത്തരവാദിത്തങ്ങൾക്കും  യോഗ്യതകൾക്കും  അനുസൃതമായി അവരെ വകുപ്പുകളിൽ വിന്യസിക്കുക. ആരൊക്കെയാണ് ഓരോ വകുപ്പിലേയും ജീവനക്കാർ, ആർക്കാണ് വകുപ്പിന്റെ (Department) ചുമതല, അവർ തമ്മിലുള്ള ബന്ധം (Relationship) എന്താണ്,  റിപ്പോർട്ടിംഗ് എങ്ങിനെയാവണം മുതലായ കാര്യങ്ങൾ പഠിച്ചതിന് ശേഷമാവണം തലങ്ങളും (Levels) പദവികളും (Designations) നിശ്ചയിക്കുന്നത് (നിലവിലുള്ള പദവികളിൽ മാറ്റങ്ങൾ വരുത്തുന്നതും ഈ സമയത്ത് ചിന്തിക്കാവുന്നതാണ്).

ഓരോ ജീവനക്കാരന്റെയും ജോലിയുടെ വിവരണം(Job Description), ഉത്തരവാദിത്തങ്ങൾ (Responsibilities) എന്നിവ കൃത്യമായി രേഖപ്പെടുത്തുകയും അവർക്ക് നൽകുകയും ചെയ്യണം. സ്ഥാപനം എന്താണ് അവരിൽ നിന്നും പ്രതീക്ഷിക്കുന്നതെന്ന് വ്യക്തമായി അവർക്ക് മനസിലാകുകയും വേണം. അവർ ആർക്കൊക്കെ റിപ്പോർട്ട് ചെയ്യണമെന്നും അതെങ്ങിനെ വേണമെന്നും അവരെ പഠിപ്പിക്കേണ്ടതുണ്ട്. ഇതിനായി പരിശീലനം നൽകുന്നതും നല്ലതായിരിക്കും.

3. റിപ്പോർട്ടുകൾ (Reports)

സ്ഥാപനത്തിന്റെ വകുപ്പുകളും ജീവനക്കാരുടെ വിവിധ തലങ്ങളും പദവികളുമൊക്കെ നിശ്ചയിച്ചു കഴിഞ്ഞിരിക്കുന്നു. ഇനി വേണ്ടത് ജീവനക്കാർ സമർപ്പിക്കേണ്ട റിപ്പോർട്ടുകൾ തീരുമാനിക്കുക എന്നതാണ്. എന്തൊക്കെ വിവരങ്ങളാണ് അവർ തങ്ങളുടെ മേലുദ്യോഗസ്ഥർക്ക് നൽകേണ്ടതെന്നും, എപ്പോഴാണ് അത് സമർപ്പിക്കേണ്ടതെന്നും, അതെങ്ങിനെയാണ് മേലുദ്യോഗസ്ഥർ വിശകലനം ചെയ്യേണ്ടതെന്നും കൃത്യമായി നിർവചിച്ചിരിക്കണം. റിപ്പോർട്ടുകളുടെ ഫോർമാറ്റ് അവർക്ക് കൊടുക്കുകയും അതിൽ പരിശീലനം നൽകുകയും ചെയ്യാം.

തങ്ങളുടെ പ്രവൃത്തികൾ കാര്യക്ഷമതയോടെ, കൃത്യസമയത്ത് ചെയ്തു തീർക്കേണ്ടതാണെന്നും മേലുദ്യോഗസ്ഥർ അത് നിരന്തരം നിരീക്ഷിക്കുന്നുമുണ്ടെന്ന ബോധം ജീവനക്കാരെ കൂടുതൽ ഉത്തരവാദിത്തത്തോടെ പെരുമാറാൻ പ്രേരിപ്പിക്കും. അവരുടെ ജോലി നിർവഹണത്തെ (ജലൃളീൃാമിരല) വിലയിരുത്താനും ശരിയായ സമയത്ത് ഉചിതങ്ങളായ തീരുമാനങ്ങളെടുക്കുവാനും റിപ്പോർട്ടുകൾ മേലുദ്യോഗസ്ഥർക്ക് സഹായകരമാകും.

4. മീറ്റിംഗുകൾ

മീറ്റിംഗുകൾ ഒരു പിരമിഡ് രൂപത്തിൽ പ്ലാൻ ചെയ്യണം. ആശയവിനിമയം സ്ഥാപനത്തിൽ സുഗമമായി ഒഴുകുന്ന രീതിയിൽ വേണം മീറ്റിംഗുകൾ നിശ്ചയിക്കേണ്ടത്. മൂന്ന് വ്യത്യസ്ത തലങ്ങളിൽ ഇത് നടപ്പിലാക്കിയാൽ സ്ഥാപനത്തിന് മെച്ചപ്പെട്ട കാര്യക്ഷമത ഉറപ്പു വരുത്താൻ സാധിക്കും.

അ.  വകുപ്പുതല മീറ്റിംഗുകൾ (Departmental Meetings)

ഓരോ വകുപ്പിന്റെയും മീറ്റിംഗുകൾ തീരുമാനിക്കാം. മീറ്റിംഗുകൾ ഏതൊക്കെ ദിവസങ്ങളിൽ, ഏത് സമയത്ത് എന്നിങ്ങനെയുള്ള കാര്യങ്ങൾ വകുപ്പിന്റെ സ്വഭാവത്തിനനുസരിച്ചും പ്രവർത്തനങ്ങൾക്കനുസരിച്ചും ചിട്ടപ്പെടുത്താം. ഒരു ഷോറൂം ആണെങ്കിൽ സെയിൽസ് എക്‌സിക്യൂട്ടീവുകളുടെ മീറ്റിംഗ് രാവിലെ ജോലി ആരംഭിക്കുന്നതിനു മുൻപ് എല്ലാ ദിവസവും നടത്താം. ഇത് തലേ ദിവസത്തെ കാര്യങ്ങൾ അവലോകനം ചെയ്യുന്നതിനും അന്നത്തെ കാര്യങ്ങൾ പ്ലാൻ ചെയ്യുന്നതിനും സഹായകമാകും. മറ്റ് ചില സംരംഭങ്ങളിൽ ഇത് പ്രായോഗികമാകണമെന്നില്ല. എങ്കിൽ പോലും ആഴ്ച്ചയിൽ ഒരിക്കലെങ്കിലും വകുപ്പു തല മീറ്റിംഗുകൾ നടന്നിരിക്കണം എന്ന കർശനമായ നിബന്ധന വെക്കാം. വകുപ്പുകളുടെ കാര്യക്ഷമത വർദ്ധിപ്പിക്കുവാനും പ്രശ്‌നങ്ങളെ യഥാസമയം പരിഹരിക്കുവാനും ഇത്തരം മീറ്റിംഗുകൾ ഉപകാരപ്പെടും.

ആ. വകുപ്പ് തലവന്മാരുടെ (Departmental Heads) മീറ്റിംഗ്

വിവിധ വകുപ്പുകളുടെ തലവന്മാരുടെ ഒരുമിച്ചുള്ള ഒരു മീറ്റിംഗ് ആഴ്ചയിൽ ഒരിക്കലെങ്കിലും കൂടിയിരിക്കണം എന്ന തീരുമാനം നന്നായിരിക്കും. വകുപ്പുകൾ തമ്മിലുള്ള എകോപനത്തിനും പ്രശ്‌ന പരിഹാരത്തിനും ഇത് അത്യന്താപേക്ഷിതമാണ്. തങ്ങളുടെ വകുപ്പുകളുടെ കാര്യക്ഷമത ഉറപ്പു വരുത്തുവാനും സ്ഥാപനത്തിന്റെ പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ ഒരു സമഗ്ര ധാരണ തുടർച്ചയായി ലഭിക്കുവാനും ഈ മീറ്റിംഗ് അവർക്ക്  പ്രയോജനപ്പെടും.

ഇ. ഉന്നത മാനേജ്മെന്റ് (Top Management) മീറ്റിംഗ്

ഉന്നത മാനേജ്മെന്റ് മീറ്റിംഗ് മാസത്തിൽ ഒരിക്കലെങ്കിലും നടത്താനുള്ള തീരുമാനം എടുക്കുന്നത് തീർച്ചയായും ഉചിതമായിരിക്കും. സ്ഥാപനത്തിന്റെ മൊത്തത്തിലുള്ള അവലോകനവും പെർഫോർമൻസ് വിലയിരുത്തുവാനുമുള്ള അവസരവും ഇതിലൂടെ ലഭ്യമാകുന്നു. ശരിയായ സമയങ്ങളിൽ ശരിയായ തീരുമാനങ്ങൾ കൈക്കൊള്ളാൻ ഇത് മാനേജ്മെന്റിനെ പ്രാപ്തമാക്കും. ഇടപെടേണ്ട പ്രശ്‌നങ്ങളിൽ കൃത്യമായ സമയത്ത് ഇടപെട്ടാൽ ആശയവിനിമയത്തിന്റെ സുഗമമായ ഒഴുക്ക് മാനേജ്മെന്റിനെ സഹായിക്കുന്നു.

ഈ നാല് പ്രക്രിയകൾ (Processes) നടപ്പിലാക്കുവാൻ നിങ്ങൾ തയ്യാറായാൽ അത് സംരംഭത്തിൽ ഒരു സംസ്‌കാരം (Culture) രൂപപ്പെടുത്തുകയും സാവധാനം ഒരു വ്യവസ്ഥിതി ഉടലെടുക്കുകയും ചെയ്യും. ബിസിനസിന്റെ നിലനിൽപിനും അഭിവൃദ്ധിക്കും അടിത്തറയാകുവാൻ അത്തരമൊരു സംസ്‌കാരത്തിന് സാധ്യമാകും. ഇനി വൈകേണ്ടതില്ല അതിനായുള്ള ഒരുക്കങ്ങൾ ചെയ്ത് തുടങ്ങാം.