സംരംഭ വിജയത്തിന്റെ കവാടം അക്കൗണ്ടിംഗ്

സംരംഭ വിജയത്തിന്റെ കവാടം അക്കൗണ്ടിംഗ്

ജി. കൃഷ്ണപിള്ള

സംരംഭം നിർവ്വഹിക്കുന്ന ബിസിനസ്സിന്റെ ഭാഷയാണ് അക്കൗണ്ടിംഗ്. സംരംഭത്തിന്റെ ആവശ്യങ്ങളെ കണ്ടെത്തുന്നതിനുള്ള പ്രധാന ഉപകരണമാണിത്. സംരംഭ വളർച്ചയ്ക്ക് വേണ്ടിയുള്ള വിഭവവും ഉപകരണവുമായി അക്കൗണ്ടിംഗ് നിലകൊള്ളുന്നു. ഒരു സംരംഭത്തിന്റെ സാമ്പത്തികാരോഗ്യം വിലയിരുത്തുന്നതിനപ്പുറം സംരംഭകരുടെ തന്ത്രപരമായ ഉപകരണമായി കൂടി അക്കൗണ്ടിംഗ് വർത്തിക്കുന്നു. സംരംഭത്തിന്റെ ഭാവി പ്രവർത്തനങ്ങളെ പ്രവചിക്കുന്നതിന് ഇത് സഹായകരമാകുന്നു.

സംരംഭത്തിന്റെ വിജയം നിർണയിക്കുന്ന ഘടകങ്ങൾ പല വിധമുണ്ട്:-
ചെലവുകൾ
ഒരു സംരംഭത്തിന്റെ വിജയം നിർണയിക്കുന്ന പ്രധാനപ്പെട്ട ഘടകമാണ് ചെലവുകൾ (Costs). എന്താണ് ചെലവുകൾ? ഒരു സംരംഭത്തിന് അതിനാവശ്യമായ അസംസ്കൃത വസ്തുക്കൾ, മറ്റ് വിഭവങ്ങൾ, സമയ വിനിയോഗ വിവരങ്ങൾ എന്നിവ സാമ്പത്തിക മൂല്യത്തിന്റെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ നിർണ്ണയിക്കുന്നതാണ് ചെലവ്. സംരംഭം എന്തെങ്കിലും വാങ്ങുന്നതിനായി ചെലവഴിക്കുന്ന പണമാണ് ചെലവ് എന്ന് സാധാരണ രീതിയിൽ പറയാം. കോസ്റ്റ് മാനേജ്മെന്റ് ഒരു സംരംഭത്തിന്റെ വിജയത്തിന് അത്യന്താപേക്ഷിതമാണ്. പ്രവർത്തനങ്ങളിൽ നിന്ന് പ്രതീക്ഷിക്കുന്ന വരവും അതിനുവേണ്ടിവരുന്ന ചെലവും അസൂത്രണം ചെയ്യുകയും നിയന്ത്രിക്കുകയും ചെയ്യുന്ന പ്രക്രിയയാണ് കോസ്റ്റ് മാനേജ്മെന്റ്. ഒരു സംരംഭത്തിന് ഭാവിയിൽ എന്തെല്ലാം ചെലവുകളുണ്ടാകും അതിനെ ബഡ്ജറ്റിനുള്ളിൽ നിന്നുകൊണ്ടു തന്നെ നിയന്ത്രിക്കുകയും ചെയ്യുന്ന പ്രക്രിയയാണ് കോസ്റ്റ് മാനേജ്മെന്റ് നിർവ്വഹിക്കുന്നത്. ഒരു സംരംഭത്തിന്റെ പ്രാരംഭഘട്ടത്തിൽ പ്രത്യേകിച്ച് ഉൽപാദന സംരംഭങ്ങൾക്ക് പല തരത്തിലുള്ള ചെലവുകൾ നേരിടേണ്ടി വരുന്നു. അത് മുൻകൂട്ടി മനസ്സിലാക്കുകയും അതിനെ നിയന്ത്രിക്കുകയും ചെയ്യാത്ത പക്ഷം സംരംഭത്തിന്റെ തുടക്കത്തിൽ തന്നെ രോഗലക്ഷണങ്ങൾ (സിക്ക്നസ്) കാണിക്കുകയും അതിനെ തുടർന്ന് സംരംഭം പരാജയപ്പെടുകയും ചെയ്യും. അതുകൊണ്ട് ചെലവുകൾ നിയന്ത്രിച്ചും കുറച്ചും സംരംഭത്തിന് വിജയമുണ്ടാക്കുന്നതിന് കാര്യക്ഷമമായ അക്കൗണ്ടിംഗ് രീതികൾ സ്വീകരിച്ച് നടപ്പിലാക്കാവുന്നതാണ്.

(1) വില നിയമം (Pricing Policy)
ഒരു സംരംഭം ഉൽപാദിപ്പിക്കുന്ന ഉൽപന്നങ്ങൾ/ നൽകുന്ന സേവനങ്ങളുടെ വില നിർണയിക്കുന്നതിന് കോസ്റ്റ് മാനേജ്മെന്റ് തന്ത്രങ്ങൾ ഉപയോഗപ്പെടുത്താവുന്നതാണ്. വില വളരെ കൂടുതലും കുറവും ആകാൻ പാടില്ല. വില കുറച്ച് നിശ്ചയിച്ചാൽ ലാഭം കുറയുകയില്ല. എന്നാൽ ഉയർന്ന വില നിശ്ചയിച്ചാൽ ഉപഭോക്താവ് നഷ്ടപ്പെടുകയും ചെയ്യാവുന്നതാണ്. ഈ സാഹചര്യത്തിൽ കോസ്റ്റ് മാനേജ്മെന്റ് രീതികളുടെ സഹായത്തോടെ വിലനയം തീരുമാനിക്കാവുന്നതാണ്.

(2) കോസ്റ്റ് വിശകലനം (Cost Analysis)
ഒരു സംരംഭം ആരംഭിക്കുന്നതിനും അതിന്റെ പ്രവർത്തനങ്ങളെ മുന്നോട്ട് നയിക്കുന്നതിനുള്ള മാർഗ്ഗ രേഖയാണ് പ്രോജക്റ്റ് റിപ്പോർട്ട് (Project Report) . പ്രോജക്റ്റ് റിപ്പോർട്ട് തയ്യാറാക്കുമ്പോൾ അതിലെ ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട ഘടകമാണ് ചെലവ് വിശകലനം (Cost Analysis). ചെലവ് നിയന്ത്രിക്കുന്നതിനും കുറയ്ക്കുന്നതിനും ഇതിലൂടെ സാധ്യമാകുന്നു. പ്രോജക്ട് തയ്യാറാക്കുമ്പോൾ ചെലവ് കുറച്ച് കാണിക്കണമെന്ന് ഇതുകൊണ്ട് അർത്ഥമാക്കുന്നില്ല. ഒരു സംരംഭം അതിന്റെ പ്രവർത്തനത്തിനാവശ്യമായ അസംസ്കൃത വസ്തുക്കൾ വാങ്ങുമ്പോൾ കോസ്റ്റ് അനാലിസിസ് പ്രയോജനപ്പെടുത്താവുന്നതാണ്. അസംസ്കൃത വസ്തുക്കൾ വാങ്ങുന്നതിന് പല സ്രോതസ്സുകൾ കണ്ടെത്തുക, കൂടുതൽ അളവിൽ വാങ്ങുക മുതലയവ സ്വീകരിച്ച് കൊണ്ട് മെറ്റീരിയൽ കോസ്റ്റ് കുറയ്ക്കുവാനും നിയന്ത്രിക്കുവാനും കഴിയുന്നതാണ്.
പലപ്പോഴും പ്രോജക്ട് റിപ്പോർട്ടുകൾ തയ്യാറാക്കുമ്പോൾ വളരെ യാഥാർത്ഥ്യബോധത്തോടും പ്രായോഗികതയോടും കോസ്റ്റ് അനാലിസസ് നടത്താതിരിക്കുന്നത് സംരംഭത്തിന്റെ തുടർപ്രവർത്തനങ്ങളെ പ്രതികൂലമായി ബാധിക്കുന്നു. സംരംഭ വിജയത്തിന്റെ അടിസ്ഥാന ഘടകങ്ങളിലൊന്നായ കോസ്റ്റ് വിശകലനത്തെ സ്വാധീനിക്കുന്ന പല ഘടകങ്ങളും ഇന്നത്തെ കാലഘട്ടത്തിലുണ്ട്.

(3) സാങ്കേതിക വിദ്യയുടെ വളർച്ച (Technological Growth)
ആധുനികമായ സാങ്കേതിക വിദ്യയുടെ സഹായത്തോടു കൂടി വിനിയോഗസമയം പരമാവധി കുറച്ച് ഉൽപാദനക്ഷമത വർദ്ധിപ്പിക്കാവുന്നതാണ്. ഉൽപാദക്ഷമത വർദ്ധിപ്പിക്കുമ്പോൾ ചെലവുകൾ കുറയ്ക്കാൻ കഴിയുന്നതാണ്.

(4) ടൈം മാനേജ്മെന്റ് (Time Management)
ഒരു സംരംഭകന് സമയത്തിന്റെ പ്രാധാന്യത്തെക്കുറിച്ച് നല്ല ബോധ്യമുണ്ടായിരിക്കും. ഒരു സംരംഭത്തിൽ പ്രവർത്തിക്കുന്ന തൊഴിലാളികളും സമയത്തിന്റെ വില മനസ്സിലാക്കുകയും എങ്ങനെയാണ് കൂടുതൽ കാര്യക്ഷമത നേടേണ്ടതെന്ന് അറിയുകയും വേണം.

(5) ഇൻവെന്ററി മാനേജ്മെന്റ് (Inventory Management)
ഒരു സംരംഭത്തിന് വരുമാനമുണ്ടാക്കുന്നത് ഇൻവെന്ററിയിൽ നിന്നുമാണ്. ഇൻവെന്ററി എത്ര വേണമെന്ന് നിശ്ചയിക്കുകയും അത് സപ്ലൈയറുടെ വിലയെ നിയന്ത്രിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. ഇതിന്റെ ഫലമായി അമിതമായി ഇൻവെന്ററി ശേഖരിക്കുന്നത് ഒഴിവാക്കുകയും മൂലധനം മറ്റിടങ്ങളിൽ നീർവീക്കമായി കിടക്കുകയും ചെയ്യുന്നത് ഒഴിവാക്കുവാൻ കഴിയുന്നതാണ്.

(6) ഔട്ട് സോഴ്സിങ്ങ് (Out Sourcing)
തൊഴിലാളികളെ ഔട്ട്സോഴ്സിങ്ങിലൂടെ എടുക്കുന്നത് ചെലവ് സംരംഭത്തിന്റെ റിക്കാർഡുകളിലേക്ക് വരുന്നത് കുറയ്ക്കുവാൻ സഹായകരമാവുന്നു. ഉപഭോക്താക്കൾക്ക് ഗുണനിലവാരമുള്ളതും കാര്യക്ഷമമായ സേവനവും ഔട്ട് സോഴ്സിങ്ങിലൂടെ സാദ്ധ്യമാകുന്നു. കൂടാതെ അധികമായി വേണ്ടിവരുന്ന തൊഴിലാളികളുടെ എണ്ണം കുറയ്ക്കുന്നതും ചെലവ് കുറയുന്നതിനുള്ള സാഹചര്യം സൃഷ്ടിക്കുന്നു.

(7) വിപണി ബോധം (Market Sense)
വിപണിയിലുണ്ടാകുന്ന പ്രവണതകൾ കൃത്യമായി അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യണം. സപ്ലൈയറുമായി നിരന്തരം ബന്ധം പുലർത്തുകയും വിലയിലുണ്ടാകുന്ന മാറ്റങ്ങൾക്കനുസരിച്ച് അവരുമായി കരാർ പുതുക്കുകയും ചെയ്യണം.
ലഭ്യമായ ഏറ്റവും നല്ല വിലയെ സംബന്ധിച്ച് സപ്ലൈയറുമായി രമ്യതയിലെത്തുന്നതിനും ഇത് സഹായകരമാകുന്നു. എല്ലാ സംരംഭങ്ങളും വിപണിയിലുണ്ടാക്കുന്ന മാറ്റങ്ങൾക്ക് അനുസരിച്ച് നവീനമായ അക്കൗണ്ടിംഗ് രീതികൾ നടപ്പാക്കേണ്ടത് സംരംഭ വിജയത്തിന് അനിവാര്യമാണ്.

സംരംഭത്തിന്റെ നിലനിൽപ് ആശയം (Enterprise Entity Concept)
സംരംഭ വിജയത്തിന്റെ നെടുംതൂൺ (Main Pillar) സംരംഭത്തിന്റെ നിലനിൽപ് ആശയം (Enterprises Entity Concept) ആണ്. ഒരു സംരംഭത്തിന്റെ കണക്കുകളും സംരംഭകന്റെ വ്യക്തിപരമായ കണക്കുകളും പ്രത്യേകമായി എഴുതി സൂക്ഷിക്കണം. സംരംഭകന്റെ വ്യക്തിപരമായ കണക്കുകൾ സംരംഭത്തിന്റെ കണക്കുകളുമായി കൂടി കലരാൻ പാടില്ല. ഒരു സ്ഥാപനത്തിന്റെ സ്ഥായിയായ നിലനിൽപിന് ഇത് അനിവാര്യമാണ്. സംരംഭകൻ ഒന്നിലധികം സംരംഭങ്ങൾ നടത്തുകയാണെങ്കിൽ അതിനെല്ലാം പ്രത്യേകം കണക്കുകൾ എഴുതി സൂക്ഷിക്കണം. സ്ഥാപനത്തിന്റെ നികുതികളും സംരംഭകന്റെ വ്യക്തിപരമായ നികുതികളും വേർതിരിച്ചുള്ള കണക്കുകൾ തയ്യാറാക്കുവാനും അതുവഴി സംരംഭത്തിന്റെ ഫണ്ട് അധിക നികുതി നൽകുന്നതിലൂടെ നഷ്ടപ്പെടുന്നത് ഒഴിവാക്കുവാനും ഇത് സഹായകരമാകും. സ്വന്തം ആവശ്യത്തിനുവേണ്ടി സംരംഭത്തിന്റെ ഫണ്ട് അധിക നികുതി നൽകുന്നതിലൂടെ നഷ്ടപ്പെടുന്നത് ഒഴിവാക്കുവാനും ഇത് സഹായകരമാകും. സ്വന്തം ആവശ്യത്തിനുവേണ്ടി സംരംഭത്തിന്റെ ഫണ്ട് എടുത്ത് ഉപയോഗിക്കുമ്പോൾ അതിന് പ്രത്യേക അക്കൗണ്ട് (ഉൃമംശിഴ)െ വഴി രേഖപ്പെടുത്തലുകൾ നടത്തേണ്ടതാണ്. ഇക്കാരണങ്ങളെല്ലാം തന്നെ എന്റർപ്രണർഷിപ്പ് എൻറ്റിറ്റി കൺസെപ്റ്റ് (Entrepreneurship Entity Concept) എന്നാശയം സംരംഭത്തിന്റെ വിജയത്തിന്റെ അടിസ്ഥാന ഘടകങ്ങളിലൊന്നാണ്.

സാങ്കേതിക വിദ്യകളിലൂടെ അക്കൗണ്ടിങ്ങിലെ പരിവർത്തനം (Transformation of Accounting Through Technology)
ഇന്നത്തെ മത്സരാധിഷ്ഠിത വിപണിയിൽ സംരംഭത്തിന് വളരെ വേഗത്തിലുള്ള വളർച്ച കൈവരിക്കുന്നതിന് ഏറ്റവും ആധുനികമായ അക്കൗണ്ടിംഗ് സാങ്കേതിക വിദ്യ നടപ്പാക്കേണ്ടത് അനിവാര്യമാണ്. ദൈനംദിനമുള്ള തൊഴിൽ ശക്തിയെ (work force) ളീൃരല) യന്ത്രവത്കരിക്കുന്നതിനും ഉൽപാദനക്ഷമത വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നതിനും വിവര ശേഖരണ അവലോകനം മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നതിനും സംരംഭത്തിന്റെ വളർച്ചയ്ക്കും ആധുനിക അക്കൗണ്ടിങ്ങ് രീതികൾ സഹായകരമാകുന്നു. സംരംഭത്തിന്റെ വളർച്ച ത്വരിതപ്പെടുത്തുന്നതിനും വിവരങ്ങൾ എളുപ്പത്തിൽ ലഭിക്കുന്നതിനും പ്രവർത്തന മേൽനോട്ടം സുതാര്യവും അനായാസമാക്കുന്നതിനും നിലവിൽ ഉപയോഗിക്കുന്ന ആധുനിക അക്കൗണ്ടിങ്ങ് രീതികൾ താഴെ പ്രതിപാദിക്കുന്നു.

(1) ക്ലൗഡ് കമ്പ്യൂട്ടിങ്ങ് (Cloud Computing)
വിദൂരതയിൽ നിന്ന് പോലും ബിസിനസ്സ് പ്രവർത്തനങ്ങളെ നിയന്ത്രിച്ച് ഉൽപാദന ക്ഷമത വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നതിന് തൊഴിൽ ശക്തികളെ ചലനാത്മകമാക്കുന്നതിന് ക്ലൗഡ് കമ്പ്യൂട്ടിങ്ങിലൂടെ സാധ്യമാകുന്നു. സംരംഭകന് അനുയോജ്യമായ ഏത് മേഖലയിൽ നിന്ന് കൊണ്ടുപോലും ബിസിനസ്സ് പ്രവർത്തനങ്ങളെ ഓൺലൈൻ സംവിധാനത്തിലൂടെ നിയന്ത്രിക്കുവാനും ഇത് സഹായകരമാകുന്നു. ജോലിസ്ഥലത്തോ ഓഫീസിലോ ഇരുന്ന് കൊണ്ടല്ലാതെ തന്നെ സംരംഭകന്റെ വിരൽത്തുമ്പിലൂടെ ബിസിനസ് പ്രവർത്തനങ്ങളെക്കുറിച്ച് അറിയാനും ധനകാര്യ വിശകലനം നടത്താനും ക്ലൗഡ് കമ്പ്യൂട്ടിങ്ങിലൂടെ കഴിയുന്നു. കോവിഡ് പോലെയുള്ള പ്രതിസന്ധി ഘട്ടങ്ങളിൽ ഏറ്റവും ഉപയോഗപ്രദമായ രീതിയാണിത്. വിദൂരതയിൽ നിന്നുപോലും വിഭവങ്ങളെ വാടകയ്ക്ക് എടുത്ത് ഇത് സാധ്യമാക്കുന്നു. അടിസ്ഥാന സൗകര്യങ്ങൾ ഒരുക്കുന്നതിനും മാനേജ്മെന്റ് ടീമിനു വേണ്ടിയും വരുന്ന ചെലവ് കുറയ്ക്കുവാൻ ഇതുമൂലം സംരംഭകന് സാധ്യമാകുന്നു.

(2) അക്കൗണ്ടിങ്ങ് സോഫ്റ്റ് വെയർ
അക്കൗണ്ട്സ്, ബുക്കുകൾ, ധനകാര്യ വിഭവങ്ങൾ എന്നിവയെല്ലാം സോഫ്റ്റ് വെയറിന്റെ സഹായത്തോടെ എളുപ്പത്തിൽ നടത്താൻ കഴിയുന്നു. തെറ്റുകൾ കൂടാതെ കൃത്യതയോടെ ക്രയവിക്രയങ്ങൾ ജനറൽ ലഡ്ജറിലേയ്ക്ക് (General Edger) രേഖപ്പെടുത്താൻ കഴിയുന്നു. ഇത് അക്കൗണ്ടിന്റെ ജോലിഭാരം കുറയ്ക്കുന്നു. കൂടുതൽ സമയം സംരംഭത്തിന്റെ സാമ്പത്തികാസൂത്രണത്തിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുവാനും കഴിയുന്നു. എല്ലാ ഫയലുകളും വളരെ വേഗത്തിൽ കണ്ടെത്താൻ കഴിയുന്ന തരത്തിൽ സോഫ്റ്റ്വെയർ തന്നെ ഇവ ആട്ടോമാറ്റിക്കായി ചിട്ടപ്പെടുത്തുന്നു.

(3) മൊബൈൽ അക്കൗണ്ടിംഗ്
ബിസിനസ്സ് ആവശ്യങ്ങൾക്ക് മെബൈൽ ഇന്ന് വളരെയേറെ ഉപയോഗിച്ച് വരുന്നു. മൊബൈലിൽ നിന്നു തന്നെ പ്രവർത്തനങ്ങൾ, പ്രോജക്ട് ടീം മീറ്റിങ്ങുകൾ നടത്താൻ കഴിയുന്നു. ഇൻവോയ്സ് അപ്ഡേഷൻ, റിസീപ്റ്റ് അപ്ലോഡിംഗ്, സെയിൽസ് മേൽനോട്ടം, ഉപഭോക്താക്കളെ പിന്തുടരൽ, ബിസിനസ്സ് റിപ്പോർട്ടുകൾ എന്നിവ വളരെ വേഗം നിർവ്വഹിക്കുന്നതിന് മൊബൈൽ ആപ്പുകൾ സഹായകരമാകുന്നു.

(4) റോബോട്ടിക് ടെക്നോളജി (Robotic Technology)
ഇന്നത്തെ വിപണിയെ കൂടുതൽ ഫലപ്രദമാക്കാൻ ആർട്ടിഫിഷ്യൽ ഇന്റലിജൻസ് മെഷീൻ ലേണിങ്ങ് ഡേറ്റ സയൻസ് എന്നിവയിലൂടെ സാധ്യമാകുന്നു.

(5) സ്പ്രെഡ് ഷീറ്റ് (Spread Sheet)
അക്കൗണ്ടിങ്ങിന്റെ സങ്കീർണതകളെ ലഘൂകരിച്ച് സമയം ലാഭിക്കുവാൻ സ്പ്രെഡ് ഷീറ്റ് പോലെയുള്ള സോഫ്റ്റ്വെയർ സംവിധാനം സഹായകരമാകുന്നു.
മുകളിൽ പ്രതിപാദിച്ച അക്കൗണ്ടിങ്ങ് രീതികൾ നടപ്പിലാക്കുന്നതിലൂടെ സംരംഭത്തിന്റെ ഓരോ ഘട്ടങ്ങളിലുമുള്ള പ്രവർത്തനം വിലയിരുത്താനും മെച്ചപ്പെടുത്താനും സഹായകരമാകുന്നു. സംരംഭ വിജയത്തിന്റെ കവാടങ്ങളായി (Gateway to Success) അക്കൗണ്ടിങ്ങ് നിലകൊള്ളുന്നു.